Datenschutz-Information der Office Consult

(Version 1.3; Stand 28.11.2019)

Im Folgenden möchten wir Sie über die durch die Office Consult Betriebswirtschaftliche Büroorganisation Beratungsgesellschaft mbH (nachfolgend „Office Consult“ genannt) durchgeführte Verarbeitung personenbezogener Daten nach Maßgabe des Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden: DSGVO) hinweisen. Bitte lesen Sie sich unsere Datenschutz-Information sorgfältig durch. Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutz-Information haben, können Sie diese jederzeit an die unter Ziffer 2 angegebene E-Mail-Adresse richten.

 

Inhaltsübersicht

  1. Überblick
  2. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
  3. Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen, die von der Office Consult oder einem Dritten verfolgt werden sowie Kategorien von Empfängern
    • Aufrufen unserer Website
    • Abschluss, Durchführung oder Beendigung eines Vertrages
    • Datenverarbeitung zu Werbezwecken
    • Stellenanzeigen / Bewerberdaten
  4. Übermittlung an Empfänger außerhalb der EU
  5. Ihre Rechte
  6. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

 

1. Überblick

Die folgenden Datenschutzhinweise informieren Sie über Art und Umfang der Verarbeitung sogenannter personenbezogener Daten durch die Office Consult. Personenbezogene Daten sind Informationen, die Ihrer Person direkt oder mittelbar zuzuordnen sind bzw. zugeordnet werden können.

Die Datenverarbeitung durch die Office Consult kann im Wesentlichen in zwei Kategorien unterteilt werden:

  • Zum Zwecke der Vertragsabwicklung werden alle für die Durchführung eines Vertrages mit der Office Consult erforderlichen Daten verarbeitet. Sind auch externe Dienstleister in die Abwicklung des Vertrages eingebunden, z.B. Logistikunternehmen oder Bezahldienstleister, werden Ihre Daten in dem jeweils erforderlichen Umfang an diese weitergegeben.
  • Mit Aufruf der Website der Office Consult werden verschiedene Informationen zwischen Ihrem Endgerät und unserem Server ausgetauscht. Hierbei kann es sich auch um personenbezogene Daten handeln.

Den Vorgaben der DSGVO entsprechend haben Sie unterschiedliche Rechte, die Sie uns gegenüber geltend machen können. Hierzu zählt u.a. das Recht, Widerspruch gegen ausgewählte Datenverarbeitungen, insbesondere Datenverarbeitungen zu Werbezwecken, einlegen zu können. Die Möglichkeit zum Widerspruch ist drucktechnisch hervorgehoben.

Sollten Sie Fragen zu unseren Datenschutzhinweisen haben, können Sie sich jederzeit gern an unsere/-n betrieblichen Datenschutzbeauftragte/-n wenden. Die Kontaktdaten finden Sie nachfolgend.

 

2. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch die Office Consult Betriebswirtschaftliche Büroorganisation Beratungsgesellschaft mbH, Stresemannstr. 30, 10963 Berlin („Verantwortlicher“), und für folgende Webseiten:

Der Datenschutzbeauftragte der Office Consult Marco Koehler ist unter der o.g. Anschrift, zu Hd. Abteilung Datenschutz, bzw. unter datenschutz@office-consult.net erreichbar.

 

3. Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen, die von der Office Consult oder einem Dritten verfolgt werden sowie Kategorien von Empfängern

3.1. Aufrufen unserer Website

Beim Aufrufen unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet und temporär in einem sogenannten Log-File gespeichert. Hierauf haben wir keinen Einfluss. Folgende Informationen werden dabei auch ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

  • die IP-Adresse des anfragenden internetfähigen Gerätes,
  • das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs, 

  • der Name und die URL der abgerufenen Datei, 

  • die Website, von der aus der Zugriff erfolgte (Referrer-URL), 

  • der von Ihnen verwendete Browser und ggfs. das Betriebssystem Ihres internetfähigen Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers. 


Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der IP-Adresse ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den nachfolgend aufgelisteten Zwecken der Datenerhebung. An dieser Stelle noch der Hinweis, dass uns aus den erhobenen Daten keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich sind und durch uns auch nicht gezogen werden.

Die IP-Adresse Ihres Endgerätes sowie die weiteren oben aufgelisteten Daten werden durch uns für folgende Zwecke genutzt:

  • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus,
  • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • weitere administrative Zwecke.

Die Daten werden für einen Zeitraum von 30 Tagen gespeichert und danach automatisch gelöscht

 

3.2. Abschluss, Durchführung oder Beendigung eines Vertrages

3.2.1. Datenverarbeitung bei Vertragsabschluss

Tätigkeitsgegenstand der Office Consult ist Erbringung von IT-Dienstleistungen. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir die für den Abschluss, die Durchführung oder die Beendigung eines Vertrages erforderlichen Daten. Hierzu zählen:

  • Vorname, Nachname
  • Firma/Unternehmen
  • Rechnungs- und Lieferanschrift
  • E-Mail-Adresse
  • Rechnungs- und Bezahldaten
  • Geburtsdatum
  • Telefonnummer

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO. Soweit wir Ihre Kontaktdaten nicht für werbliche Zwecke nutzen (siehe unten 3.3.), speichern wir die für die Vertragsabwicklung erhobenen Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen bzw. möglicher vertraglicher Gewährleistungs- und Garantierechte. Nach Ablauf dieser Frist bewahren wir die nach Handels- und Steuerrecht erforderlichen Informationen des Vertragsverhältnisses für die gesetzlich bestimmten Zeiträume auf. Für diesen Zeitraum (regelmäßig zehn Jahre ab Vertragsschluss) werden die Daten allein für den Fall einer Überprüfung durch die Finanzverwaltung erneut verarbeitet.

3.2.2. Identität und Übermittlung an Auskunfteien

Soweit erforderlich überprüfen wir unter Hinzuziehung von Informationen von Dienstleistern Ihre Identität. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) sowie Buchstabe f) DSGVO. Die Berechtigung hierzu ergibt sich dabei aus dem Schutz Ihrer Identität und der Vermeidung von Betrugsversuchen zu unseren Lasten. Der Umstand und das Ergebnis unserer Anfrage wird Ihrem Kundenkonto für die Dauer des Vertragsverhältnisses hinzugespeichert.

Für den Fall einer Zahlungsverzögerung übermitteln wir bei Vorliegen der sonstigen gesetzlichen Voraussetzungen die erforderlichen Daten an ein mit der Geltendmachung der Forderung beauftragtes Unternehmen. Rechtsgrundlagen hierfür sind sowohl Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) als auch Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Die Geltendmachung einer vertraglichen Forderung ist als ein berechtigtes Interesse im Sinne der zweitgenannten Vorschrift anzusehen. Informationen über die Zahlungsverzögerung oder einen etwaigen Forderungsausfall übermitteln wir bei Vorliegen der sonstigen gesetzlichen Voraussetzungen zudem an mit uns kooperierende Auskunfteien. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Das hiernach erforderliche berechtigte Interesse ergibt sich aus unserem sowie dem Interesse Dritter an einer Reduzierung von Vertragsrisiken für zukünftige Verträge.

3.3. Datenverarbeitung zu Werbezwecken

3.3.1. Werbezwecke der Office Consult und von Dritten

Soweit Sie mit uns einen Vertrag abgeschlossen haben, führen wir Sie als Bestandskunden. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre postalischen Kontaktdaten außerhalb des Vorliegens einer konkreten Einwilligung, um Ihnen auf diesem Wege Informationen über neue Produkte und Dienstleistungen zukommen zu lassen.

3.3.2. Widerspruchsrecht

Gegen die Datenverarbeitung zu vorgenannten Zwecken können Sie jederzeit kostenfrei, für den jeweiligen Kommunikationskanal gesondert und mit Wirkung für die Zukunft Widerspruch einlegen. Hierfür genügt eine E-Mail oder ein postalisches Schreiben an die unter 1. genannten Kontaktdaten.

Soweit Sie Widerspruch einlegen wird die betroffene Kontaktadresse für die weitere werbliche Datenverarbeitung gesperrt. Wir weisen darauf hin, dass es in Ausnahmefällen auch noch nach Eingang Ihres Widerspruchs zu einem Versand von Werbematerial kommen kann. Dies ist technisch bedingt und bedeutet nicht, dass wir Ihren Widerspruch nicht umsetzen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

3.4. Stellenanzeigen / Bewerberdaten

Von Zeit zu Zeit schreiben wir auf unserer Website offene Stellen aus, auf die Sie sich bewerben können.

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär § 26 BDSG in der seit dem 25.05.2018 geltenden Fassung. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht.

Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht.

Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.

 

4. Empfänger außerhalb der EU

Wir geben Ihre Daten nicht an Empfänger mit Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes weiter.

 

5. Ihre Rechte 


5.1. Überblick

Neben dem Recht auf Widerruf Ihrer uns gegenüber erteilten Einwilligungen stehen Ihnen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden weiteren Rechte zu:

  • Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten gem. Art. 15 DSGVO,
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger oder auf Vervollständigung richtiger Daten gem. Art. 16 DSGVO,
  • Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten gem. Art. 17 DSGVO, 

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten gem. Art. 18 DSGVO,

  • Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO.

 5.2. Widerspruchsrecht

Unter den Voraussetzungen des Art. 21 Abs. 1 DSGVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden.

Das vorstehende allgemeine Widerspruchsrecht gilt für alle in dieser Datenschutz-Information beschriebenen Verarbeitungszwecke, die auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet werden. Anders als bei dem auf die Datenverarbeitung zu werblichen Zwecken gerichteten speziellen Widerspruchsrecht (vergleiche oben 3.3.2.), sind wir nach der DSGVO zur Umsetzung eines solchen allgemeinen Widerspruchs nur verpflichtet, wenn Sie uns hierfür Gründe von übergeordneter Bedeutung nennen (z.B. eine mögliche Gefahr für Leben oder Gesundheit). Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, sich an die für die Office Consult zuständige Aufsichtsbehörde, die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, zu wenden.

 

6. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich anhand der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen). Regelmäßig beträgt diese Frist 3 Jahre (z.B. im Falle der regelmäßigen Verjährungsfrist von vertraglichen Ansprüchen) bzw. 10 Jahre (z.B. im Falle steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen). Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind und/oder unsererseits kein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung fortbesteht.

 

Stand: November 2019

Ältere Versionen der Datenschutzhinweise finden Sie hier: